A motiváció fontossága

Dr. Deming ismert mérnök, statisztikus, egyetemi oktató, aki szellemi támogatásával segítette  Japán iparának a helyreállítását a második világháború után feltette az egyik leggyakrabban  elhangzott kérdést a mai vállalkozásokban: hogyan motiváljam a munkatársaimat?  “Ha a vezetők felhagynának a dolgozók demotiválásával, nem kellene azon aggódniuk, hogyan  motiválják őket.”  Állította a különböző vezetői tréningeken szerzett tapasztalatai alapján.  A menedzsment elemzése során már megállapíthattuk, hogy motiválnunk kell a  munkatársainkat, akik egyén vagy csoportonként dolgoznak, hogy sikeresen működjenek és  előrehaladást valósítsanak meg.  

PONTOSAN MIT JELENT A MOTIVÁCIÓ? 

Ez alatt lényegében egy folyamatnak az elérését értjük, mellyel az emberek, a végrehajtók,  a beosztottak hajlandóvá válnak a célt megvalósító viselkedésre. Tehát a megfelelő  erőfeszítéseket végrehajtják úgy, hogy ezzel egyidejűleg az egyéni szükségleteiket is  kielégítik.  Ez a definíció szerint tudatosan beavatkozunk a szervezet céljainak elérése érdekében.  Viszont a motivációt egy szélesebbkörű szempontból is megközelíthetjük. Sigmund Freud  megállapította, hogy sokszor az emberek nincsenek tudatában azzal, hogy mit szeretnének.  Ebből kifolyólag a viselkedésüket többször a tudat alatti motiváció befolyásolja. Ezért  megállapíthatjuk azt, hogy a motiváció a jéghegy struktúrájához hasonló és csak egy kis része  látható, mely egyértelmű a motivációra törekvő egyén számára. Ezért fontos az önismeret.  Folyton döntéseket hozunk arról, hogy az adott pillanatban mi az amivel foglalkoznunk vagy  teszünk, hogyan cselekszünk. A napjainkat a különböző cselekedetek sorozata határozza meg.  Akár egy vagy több dolgot is tudunk egyidőben végezni. Bármelyik pillanatban dönthetünk,  hogy az egyik cselekedetet megszakítjuk és egy másikba kezdünk bele. Ebből kifolyólag  feltehetjük a kérdést:  

• Miért változtatjuk a cselekedeteinket? 
• Miért fogunk bele az egyik cselekedetbe és nem a másikba? 
• Hogyan tudjuk előre feltételezni, megérteni, hogy valaki milyen tevékenységbe kezd bele  és miért? 

Ahhoz, hogy feltételezni tudjuk, hogy milyen viselkedés fog bekövetkezni egy adott  személynél, hogy mit fog tenni a következő lépésben, ismernünk kell, hogy milyen indítékok,  milyen fajta cselekedetet váltanak ki. Tehát mind különbözünk abban, hogy mit szeretnénk,  milyen képességeink vannak. Ezek függhetnek attól, hogy milyen impulzus fogalmazódott  meg bennünk.   Mindannyian rendelkezünk valamiféle szükségletekkel, igényekkel, szomjasak, éhesek  lehetünk, pénzre lehet szükségünk, ezért mindig azt a szükségletet elégítjük ki először, ami  számunkra az adott pillanatban a legjelentősebb. Például, ha szomjasak vagyunk, az ivással  az az igényünk csökken, és egy másik fontosabb szükséglet kielégítésére térhetünk át.   Sokszor azonban előfordulhat, hogy a szükségletünket nem tudjuk kielégíteni azonnal. Ezt  nevezhetjük a siker megakadályozásának. Ebben az esetben többféle módon, másmilyen  viselkedéssel próbáljuk ezt kiegyensúlyozni.  Ha folyton sikerérzet és elismerés nélkül küzdünk valamiért előfordulhat, hogy valamely  más célt fogunk behelyettesíteni a meglévő helyébe, amely részben kielégítheti annak a  szükségletét. A sikerélmény megakadályozását más néven kudarcnak vagy sikertelenségnek  érezzük. Ez fokozódhat, például az egyén agresszív viselkedésbe kezdhet, mely lehet  ellenségeskedés vagy lázadás.  Ilyenkor keresésbe kezdünk, hogy megállapítsuk a kudarcunk okát. Ebben az esetben  előfordulhat, hogy bizonyos tárgyakat vagy egyéneket okolunk a sikertelenségért. Ilyenkor  az elégedetlen beosztott a pletykák, negatív hírek halmazába keveredhet, vagy rosszindulatú  viselkedést tanúsíthat.  Többen is kutatták a motiváció elméletét, így született: 

• Maslow szükséglethierarchiája: Motiválni próbálhatunk, szükségletkielégítési  szándékkal. Ha az egyik sikerült, jöhet a másik. Először a biológiai – fiziológiai  szükséglet, mint a legalapvetőbb, majd a biztonság szükséglete, a közösség iránti igény,  a megbecsülés szükséglete, és az önmegvalósítás igénye következik. Ismernünk kell az  egyén szükségletkielégítés módját és fokát ahhoz, hogy motiválni tudjuk.  
• Herzberg elmélete: Ő különbséget tesz a megelégedettség és a motiváció között.  Ilyen például a higiénia, nem ad különösebb elégedettséget, de ha hiányzik, akkor az  elégedetlenség már jelen van. 
• Victor Vroom folyamatelméletei: A motiváltságot közvetlen módon szemléli. Tehát  azt mondhatjuk, hogy a motiváltság a jutalomtól függ. 

MOTIVÁLJUNK TÁMOGATÁSSAL!  A tanulást illetően, de a vállalatoknál is, nélkülözhetetlen a fáradhatatlan támogatás,  buzdítás, bátorítás, fontos olyan viselkedést tanúsítani, amelyről pozitív megerősítést  kapunk. Kövessük a munkafolyamatokat és segítsük a cselekvés végrehajtását!  A stratégiák, melyeket alkalmazhatunk:  

1. Pozitív megerősítés: azonnal érezteti a kívánt, sikeres viselkedést. Például: dicséret,  hátba veregetés, elismerés. 
2. Negatív megerősítés: azonnal érezteti a nem kívánt viselkedést. Például: késés esetén. 3. Kioltás: nem pártoljuk, illetve nem erősítjük meg azt a fajta viselkedést, amely nem  kívánatos. Például: bosszantó szokások. 
3. Büntetés: a nem megfelelő viselkedés, hozzáállás elleni cselekvés. Például: beszélgetés  az órán. 

HOGYAN OLDJUK MEG HA PROBLÉMÁBA ÜTKÖZÜNK? 

• Hogyan keletkezik a probléma? Amikor felfedezzük, hogy a vágyott állapot eltér a  jelenlegitől. Például azt szeretnénk elérni, hogy a munkatársaink figyeljenek ránk, de  nem teszik azt. Vagy szükségünk van egy gépezetre a vállalatban, de nincs hozzá elég  tőkénk (pénzünk). A fennálló állapot tehát a tényállapotból és az észlelt állapotból  tevődik össze.  
• Hogyan oldjuk meg? Fontos, hogy a kívánatos állapotot összhangba hozzuk az észlelt  állapottal, hiszen a jelenlegi állapotból valahogyan el kellene jutni a kívánt állapotba. 

Lehetséges változatok:  – elérhetjük a célunkat.   – lemondhatunk a célunkról.   – módosíthatjuk az állapotot.  A következő fázisok szerint oldhatjuk meg a problémát: 

1. Felismerjük, azonosítjuk a problémát 
2. Elemezzük 
3. Feltárjuk az alternatívákat 
4. Kiválasztjuk az alternatívát 
5. Megvalósítjuk a kiválasztott alternatívát 
6. Visszacsatoljuk 

A kommunikáció kihagyhatatlan eleme a probléma megoldásában. Ezt megvalósíthatjuk:  személyesen- szóban, írásban-vizuálisan vagy nonverbálisan. Talán a legelőnyösebb formája  a szóbeli. Formái lehetnek: beszélgetés, találkozó vagy interjú. Itt azonnal láthatóak a  reakciók és több információra tehetünk szert. Megkülönböztetünk: 

• Aktív figyelőket (hallgatás): ezáltal másokat beszédre késztetünk, ösztönözhetünk a  problémák megoldására, átgondolására. 
• Jó hallgatókat: a beszélőt megnyugtatja és nyitott a kérdések felvetésére, türelmes,  nem szakítja félbe a beszélőt. 
• Rossz hallgatókat: kritikus, indulatos, megváltoztatja a tárgyat, közbevág, túl beszédes,  átveszi a beszélgetés irányítását. 

FORTÉLYOK:  Hatékony követői figyelés:  – hallgasd meg a másikat odafigyeléssel.  – minimálisan bátorítsd (ez ösztönzi a közös godolkodást).  – nyiss ajtót, kezdeményezd a beszélgetést.  – kérdezz, de ne tegyél fel feleslegesen túl sok kérdést.  Jó meghallgatás irányelvei:  – válassz olyan témát, amely mindkettőtöket érdekel.  – alkoss véleményt a témáról, ne a beszélgetésről vagy a személyről. – gondolkozz nyitottan.  – koncentráljunk, ne tereljük el a figyelmet.  – nem ajánlott az azonnali véleményalkotás.  Odafigyelési képesség csoportjai:  – odafigyelési képesség: figyeljünk a szemkontaktusra, testmozgásra. – reflektáló képesség: legyünk benne biztosak, hogy a figyelő megértette az elmondottakat,  demonstráljunk.  – követési képesség: legyünk képesek meghallgatni a másikat, nem megzavarva a  gondolatmenetét.  Visszajelzési (reflektáló) képesség típusai:   – próbáljunk meg gyakran röviden összegezni, megragadni a lényeget. – testbeszéddel jelezzük vissza az érzéseket.  – jelezzük, hogy megértettük, ismételjünk.  – ellenőrizzük, hogy helyesen értettük meg.   Tárgyalás – megbeszélés típusai:  – információorientált.   – cselekvésorientált.   – kombinált.   Tárgyalások kulcsfontosságú elemei:  – hatalom (jelentősebb hatáskör).  – idő (előnyösebb helyzet).  – információ (sok mindent tud a személyről).  Tárgyalási módok:   – versenystratégia (az egyik nyer a másik veszít).  – együttműködő (mind a ketten pozitívan, sikerérzettel lépünk ki a megbeszélésről): ez  motiváló hatású, kompromisszumon alapuló együttműködés.  HOGYAN ZAJLIK EGY ILYEN TÁRGYALÁS? 

1. szakasz: felmerül egy probléma, ilyenkor mindenki érdekében kell hogy álljon az, hogy  ezt megoldjuk, tehát hajlandóak kell legyünk a beszélgetésre. Erre érdemes felkészülni. 

• Tisztáznunk kell a célunkat (a cél = a kívánt ideális eredménnyel, a számunkra elfogadható  alternatívákkal). 
• A felvett tárgyalási, szemszögünk (pozíciónk) erősítése. Például: Érvelés készítése  és átlátható formába osztása, fontos, hogy megpróbáljuk logikusan, ha szükséges,  kimutatásokkal elmagyarázni a felvett pozíciónk okát. 
• A tárgyaló ellenfelünk helyzetének a megértése (próbáljuk meg a pozícióját feltárni, az ő  szemszögéből is szemlélni a dolgok erősségeit, gyengeségeit). 

2. szakasz: közös együttműködés, ilyenkor próbáljuk meg a  céljainkat ismertetni, mi az, amit szeretnénk elérni, megvalósítani  a megbeszéléssel, ismertertessük a céljainkat, a nézőpontunkat.  Meghallgatjuk a másik felet és tisztázzuk a továbbra is lehetséges félreértéseket,  homályos pontokat, legyünk nyitottak az alternatívákra. Ezt követi az alkudozás:  feltérképezzük a kapott feltételeket és újabb lehetőségeket ajánlunk fel. De ügyeljünk  arra, hogy ne fedjük fel az összes kívánt üzleti eredményt. 
3. szakasz a megegyezés: érdemes összefoglalni az elért eredményeket, ezeket írásban  rögzítjük.  

Kommunikálhatunk elektronikusan is:  Formái: videókonferencia, internet, e-mail, mobiltelefon, google classroom… MI TÖRTÉNIK HA NEM ÚGY ALAKULNAK A DOLGOK?  A kisvállalatok megszűnhetnek a többszörösen rossz megbeszélések, negatív körülmények  által. Itt láthatunk tíz olyan jellegzetes okot, mely egy vállalat bankrotálásához (bezárásához)  vezethet.   1.Elégtelen tervezés. Velünk is már előfordulhatott az, hogy nem gondoltunk át bizonyos  dolgokat elég alaposan, egy vállalatban is hasonlóképpen jelentkezhetnek a problémák.  A sikeres vállalkozáshoz elkerülhetetlen lépés a reális, átgondolt vállalati terv készítése,  amely magába foglalja az összes lépést, pénzügyileg a lehetőségeket, hogy ki mit fog  végrehajtani, hogyan fogunk reklámozni, viszont fontos a marketing stratégiánkra  különösen odafigyelnünk, és még sok más hasonló tényezőre is. Egy jó terv elkészítése  hosszadalmas lehet. Ez akár hetekig vagy hónapokig is eltarthat. Confucius, kínai  filozófus, ezzel kapcsolatban azt állapította meg, hogy : ”Nem számít milyen lassan  haladsz, addig amíg nem állsz meg.”  2.Alultőkésítés. Lehet, hogy már hallottuk azt a mondást, hogy a pénz minden rossz  „gyökere“. Viszont a pénz a kisvállalatok siktertelenségének az egyik lehetséges oka  is lehet. A vállalat fejlődésének a feltételei a fenntartható tőke (pénz) mennyiségétől  függenek. Alulértékelhetjük ennek a fontosságát, azonban a jó piaci helyzet  megteremtéséhez rendívül fontos számunkra.   3.Gyenge marketing. Többszörösen is hangsúlyozzuk azt a tényt, hogy a jó marketing  nélkülözhetetlen. Ezzel ugyanis meghatározhatjuk, hogy kik fognak tőlünk vásárolni  és hogy miért. A marketing stratégia. Éppen ezért meg kell hogy különböztessük a  marketing stratégiánkat a verseny stratégiánktól, ugyanis így biztosak lehetünk benne,  hogy a vásárlóink tudni fogják, hogy miért vásárolnak nálunk és nem a konkurenciánál.   4.Rossz pénzáramlás. Hasonlóan az alultőkésítéshez, azok a vállalatok, melyek kevés  pénzzel kezdenek, az induláskor nehézségekbe ütközhetnek, és fennáll a veszély, hogy  összeomlanak. Előfordulhat, hogy nincs elég bejövő pénzáramlás, de viszont a kiadások  nőnek. Ezzel kapcsolatban Agatha Christie, Paddington 16.50 könyvében így fogalmazott:  ”Mindig azt hittem, hogy maga megveti a pénzt (…) – “Persze hogy megvetem, ha nincs!  Ez az egyetlen méltó magatartás.”  5.Versenyelőny. Fontos, hogy másként gondolkozzunk, mint a többi vállalkozó, egy  bizonyos területet kell felfedeznünk, amit Piaci résnek nevezhetünk. Ez egy szűk piaci  szektor, amelyre a nagyobb vállalatok kevésbé összpontosítanak. Ez lehetőséget ad  arra, hogy kiépítsük magunkat. Alapvetően a termékünknek különböznie kell a többitől,  vagy jobbnak kell lennie attól, ami már elérhető.   6.A teljesen elkülönülő, mindent tudok, mindent magam csinalok igyekezete. Nem  tudjuk elkerülni a szakemberek igénybevételét, ha gondunk van a könyveléssel, keressünk  fel egy szakképzett könyvelőt, vagy ha jogi problémáink vannak, forduljunk ügyvédhez  vagy jogászhoz. Minél nagyobb az ismeretségi körünk jól szakképzett emberekkel, annál  könnyebben tudjuk megoldani az útközben felmerülő problémákat.   7.Az alkalmazkodóképesség hiánya. Köztudott tény, hogy a nagy vállalatoknak a kezdő  vállalkozókhoz képest sokkal több pénze, szakképzett alkalmazottja van. Nagy nyomást  tudnak ránk gyakorolni, éppen ezért sokszor érdemes kompromisszumon alapuló  együttműködést folytatni velük, viszont a kis vállalkozások sokkal gyorsabban tudnak  alkalmazkodni a változó igényekhez. Ehhez hozzáfűzhető egy régi kínai közmondás, mely  szerint: A bölcs úgy alkalmazkodik a körülményekhez, mint a víz az edény alakjához,  amelybe beleöntik.   8.Ellenőrizetlen növekedés. Előfordulhat, hogy gyorsan érvényesülünk a piacon és nem  tudjuk fenntartani a követelmények kielégítését. Ez is egy faktor, amivel számolnunk kell,  mivel ilyenkor kézpénzre vagy további befektetésre van szükség. Fontos, hogy alaposan  belefoglaljuk a vállalat növekedési opcióit a vállalkozói tervbe, és figyelmesen követnünk  kell a reális fejlődést. A vállalat növekedésére mindig hagyjunk lehetőségeket.  9.A fogyasztói igény. Az ügyfelek igényeinek kielégítése kell hogy a prioritása legyen a kis  vállalatok minden alkalmazottjának és tulajdonosának.   10.Kiváló főnök, átlag alatti személyzet. Egy rendkívül jól szakképzett vállalat  vezetőjének a cége is veszélybe kerülhet ha a munkatársai, alkalmazottjai informálatlanok,  tapasztalatlanok és nincsenek motiválva. Fel kell készítsük a társainkat a feladatokra,  és motiválnunk kell őket, hogy megőrizzék a munkakedvüket. “Néha vereséget szenvedünk. De a vereséget úgysem kerülhetjük el. Ezért aztán még  mindig sokkal jobb, ha az álmainkért vívott harcban veszítünk el néhány csatát, mint ha úgy  szenvedünk vereséget, hogy azt sem tudjuk miért harcoltunk.” – Paulo Coelho  LEGYÜNK SIKERESEK! MOTIVÁLJUNK!   Az alábbi összegzett tippek segítségével ösztönözhetjük a munkatársainkat:  1.JÁTÉKOSÍTÁSSAL  Biztosan hallottuk már, hogy játszva könnyebben tanulhatunk, ez érvényes ebben az esetben  is, motiválhatjuk a munkatársainkat különféle pontozási rendszerrel, apró jutalmakkal,  címekkel.  2.TUDASSUK A BIZALMUNKAT  Sokat jelent az elismerés, tudassuk a társainkkal, hogy megbízunk bennük, és ezt  hangsúlyozzuk is azzal, hogy rábízunk komolyabb munkafeladatokat. Meglepődhetünk, hogy  sokkal nagyobb elhivatottsággal fogják elvégezni a feladatot!   3.ÁLLÍTSUNK FEL KISEBB, EGY HÉTRE SZÓLÓ CÉLOKAT  Sokan nehezen tudnak átlátni a dolgokon ezért, hogyha rövid kis célokat tűzünk ki, könnyítünk  az ilyen munkatársakon. Például felállíthatunk egy előre megszabott ügyfélszámot, mint célt  egy bizonyos időszakra, ha azt elérünk, akkor jutalomban részesülünk.  4.ISMERTESSÜK A JÖVŐKÉPET  Adjunk nekik célirányt a jövőképünkben. Amíg egyesek nem látják át a teljes képet, addig  mások azt igénylik. Biztosítsunk egy stabil jövőt azzal, hogy pozíciót ajánlunk a munkáért a  későbbi időszakokban.  5.LEGYÜNK POZITÍVAK  Terjesszük a pozitív energiát az irodában! A nagy lelkesedés, viccelődés néha nagy energiát,  lendületet biztosít egy nehezebb időszakban.  6.LEGYÜNK ŐSZINTÉK, ÁTLÁTHATÓAK  Megoszthatjuk a legmagasabb szinten zajló dolgokat is a munkatársakkal, így sosem érheti  őket meglepetés. Építsünk bizalmat, ezáltal könnyebben kapunk a problémákra választ az ő  szemszögükől is. A kellemes őszinte munkakörnyezet, pozitív hatással van az előrehaladásra.  7.MOTIVÁLJUNK EGYÉNENKÉNT  Mindannyian különbözőek vagyunk, mások az igényeink, máshogy gondolkodunk, így  kijelenthetjük, hogy motiválni is egyénenként kell. Ezáltal a teljes csapat motivációja is  jelentősebben nőhet, mint hogyha egy ugyanolyan stratégiát alkalmaznánk mindenkire.  8.ISMERJÜK MEG A KOLLÉGÁKAT  Azzal, hogy őszintén meghallgatjuk, és elismerjük mások véleményét és céljait, a bizalmi  körükbe kerülhetünk. Megtudhatjuk, mi az, amit kevésbé és jobban szeretnek elvégezni, mi  az, amire nyitottak. Sose ítéljünk el másokat a véleményük miatt, inkább fordítsuk pozitívra  a helyzetet és mutassunk motiváltságot irántuk.  9.JUTALMAZZUK A VISSZAJELZÉST  Díjakkal vagy elismeréssel jutalmazzuk a felajánlott módszereket, melyek megkönnyítik a  munkafolyamatok elvégzését. Így nemcsak egyes folyamatokra nyerünk nagyobb rálátást, és  tudjuk lerövidíteni azt, hanem a munkatársainkat is ösztönözni tudjuk a kreatív gondolkodásra.  Ezáltal észre se vesszük és a kollégák azon gondolkodnak majd, hogyan tudnának egyes  folyamatokat leegyszerűsíteni, és ez pozitív hatással van a munkára.  10.HOZZUK EGYENSÚLYBA PRIVÁT ÉS MUNKAÉLETÜNKET  Ösztönözhetjük a munkatársakat a szabad napok felhasználására azokban az időszakokban,  melyek számukra megfelelőek. Azonban nem feltétlenül előnyös nekünk meghatározni  azt előre, hogy ki mikor rendelkezhet a megérdemelt napokkal, a döntést inkább bízzuk  az alkalmazottakra. A munka és a magánélet egyensúlyba hozása pozitívan hat a  termelékenységre.  Sajnos nem mindig olyan egyszerű ez a folyamat, de megfelelő munkával és kitartással sokkal  többet érhetünk el, mint azt valaha gondolnánk. Higgyünk magunkban, és legyünk kitartóak,  ugyanis az álmainkat igenis valóra tudjuk váltani.